همانطور که مشهود است  واژه ی قول نامه متشکل از 2 واژه ی قول و نامه می باشد . قولنامه سندی است که در این سند تعهد و قول هایی در زمینه ی خاص نوشته می شود. نام دیگر قولنامه ، پیش قرار داد یا وعده قرار داد نیز می باشد.به بیان ساده تر قولنامه قرار دادی است که مابین طرفین که قصد انعقاد عقودی را دارند منعقد می شود .طرفین در این سند تعهد می دهند که در زمان مقرر به تعهدات و قول های ذکر شده در قولنامه عمل نمایند .

قولنامه یک نوع قرار داد اولیه بین 2 طرف ذینفع در قرارداد می باشد برای مثال زمانی که شخصی قصد فروش ملک خود را به دیگری دارد تمامی شروط خرید و فروش و معامله که مابین طرفین توافق شده است داخل قولنامه درج می شود . این معامله ممکن است با رد و بدل کردن وجه و نقداً و یا پرداخت مبلغ تعیین شده به صورت کاملا دقیق در چند قسط طی مدت زمان مشخص شده صورت گیرد .نکته ی حائز اهمیت این است که تمامی نکات مورد نظر طرفین باید به صورت کاملا دقیق و بدون کم و کاست در قولنامه قید شود .

توجه داشته باشید که اطلاعات مندرج در سند را به طور کامل در قولنامه ذکر کنید این اطلاعات باید کاملا مطابق با اطلاعات سند ملکی که قصد فروش آن را دارید باشد .سپس پس از درج تمامی موارد ذکر شده در قولنامه سند به امضاء طرفین می رسد این سند تا زمان معامله ی انتقال سند و انتقال وجه به طور کامل انجام گرفته است معتبرخواهد بود .در صورتی که روی ملکی چندین بار معامله انجام گرفته باشد تمامی آنها قابلیت باطل شدن از طریق پیگیری در دادگاه صالح را خواهند داشت همچنین اگر تعهدات مندرج در قولنامه توسط هریک از طرفین انجام نشود آنها می توانند به قولنامه استناد کنند و از این طریق به احقاق حق خود بپردازند . بدین معنا که خریدار می تواند مابقی مبلغ ثمن مورد معامله را با کمک وکیل ، فروشنده را الزام به تنظیم سند کرده و از دادگاه مربوطه الزام فروشنده را برای انتقال سند رسمی موضوع مورد معامله را خواستار شود . به طور کلی قولنامه یک سند رسمی و پذیرفته شده از جانب محاکم حقوقی است که در صورت اثبات ، دارای اعتبار خواهد بود .

مواردی که خریدار باید در قرارداد قولنامه به آنها توجه کند :

1-شخص خریدار باید مشخصات مالی را که قصد خرید آن را دارد با مشخصات قید شده در سند مطابقت دهد تا محرز شود که ملک در وثیقه ، رهن و یا توقیف نباشد . همچنین مواردی مثل آب،برق،تلفن،گاز،انباری و پارکینگ باید صراحتاً در سند توصیف شده باشد.

2-درصورتی که مورد معامله از طریق ارث به فروش رسیده باشد ،خریدار باید گواهی انحصار وراثت را ببیند .همچنین باید فتوکپی برابر اصل آن را نیز از فروشنده دریافت کند و تسویه حساب مالیات بر ارث را رؤیت کند .

3-خریدار باید توجه داشته باشد که فروشنده ممنوع المعامله و یا مشمول فراری نظام وظیفه نباشد زیرا در این حالات فروشنده قادر به انتقال رسمی  سند ملک نخواهد بود .

4-اگر فروشنده مریض احوال یا دارای کهولت سن باشد و حرکات غیر معمول انجام دهد خریدار باید احتمال محجور بودن فروشنده را بدهد و جهت حصول اطمینان به اداره سرپرستی محجورین مراجعه و مطمئن شود نام شخص مذکور میان محجورین نباشد .

5- خریدار قبل از دریافت مورد معامله و عدم انتقال سند رسمی نباید کل مبلغ را به فروشنده پرداخت کند .

6-اگر شخصی قصد خرید ملک مسکونی،تجاری یا اداری را داشت باید مطمئن شود که ملک در تصرف مستأجرنباشد و در صورتی که چنین بود باید در قرارداد ضمانت اجرای تخلیه ملک توسط مستأجر و ترتیب قرارداد قید شود .

7- خریدار باید  در قبال تمام پرداختی ها چک تضمین دریافت کند تا درصورتی که فروشنده منکر تعهداتش شد سندی برای اثبات پرداخت خود داشته باشد .

مواردی که فروشنده باید به آنها توجه کند :

1-اطمینان داشتن از توان مالی خریدار جهت پرداخت مبلغ مورد معامله و ذکر شروطی که اگر خریدار توان پرداخت مبلغ معاله را نداشت فروشنده حق فسخ معامله را داشته باشد .

2-فروشنده قبل از دریافت کل مبلغ ، مورد معامله را به خریدار تحویل ندهد و طرفین در رابطه با مابقی مبلغ ، زمان معینی را مشخص کنند و ذکر شود که در صورت عدم پرداخت توسط خریدار ، فروشنده حق فسخ قرارداد را خواهد داشت.

3-درصورتی که مالکان یک معامله ، متعدد باشند و یک نفر مسئولیت مذاکره و خریدار را به عهده داشته باشد حتما باید همه ی مالکان قولنامه را امضا کنند و یا اینکه یک نفر وکالت در فروش بدهد که در این حالت یک نفر به جای سایر مالکان قولنامه را امضا می کند .

4– فروشنده باید توجه داشته باشد که اگر مبلغ مورد معامله را به صورت چک دریافت می کند درصورت برگشت خوردن چک به تنهایی نمی تواند چک را مطالبه کند و معامله را برهم بزند مگر درصورتی که چنین شرایطی را در متن قرارداد پیش بینی و ذکر کرده باشند .

تفاوت قولنامه با مبایعه نامه:

مبایعه نامه به معنای فروش قطعی و بی قید و شرط مال دارد.آثار حقوقی مبایعه نامه و قولنامه تا حدودی به یکدیگر شباهت دارد .در قولنامه و مبایعه نامه هم فروشنده و هم خریدار ملزم به عمل کردن به تعهدات خویش هستند و در هر دوی این معاملات ممکن است شرط فسخ و خیار قرار داده شود. مبایعه نامه انتقال قطعی و شرعی مالکیت به دیگری است و قولنامه به معنای وعده ی انتقال مالکیت و و وقوع بیع در آینده می باشد.

یکی از آثار حقوقی قولنامه این است که در برخی قوانین خاص مثل قانون پیش فروش ساختمان و آپارتمان ، قولنامه عادی فاقد اعتبار است بدین معنا که انعقاد این معاملات ، خارج از دفاتر اسناد رسمی ممنوع می باشد. قانون صراحتاً مشخص ننموده که تکلیف این نوع  قولنامه ها چیست و آیا قولنامه ی پیش فروش آپارتمان باطل است یا تنها ضمانت اجرای کیفری دارد؟ از متن قانون چنین استنباط می شود که قولنامه باطل نخواهد شد و تنها فروشنده و مشاور املاک مجازات خواهند شد .

اثر حقوقی دیگر قولنامه این است که فروشنده ای که از انتقال سندی خودداری می کند و یا شخصی که متعهد به انجام معامله است را می توان از طریق دادگاه صالح ملزم به انجام تعهدات قراردادی نمود . مزیت قولنامه این است که نمی توان مفاد مندرج در آن را منکر شد و شخص خریدار یا فروشنده نمیتواند مدعی عدم قبول قولنامه رسمی شود . توجه کنید که قولنامه ی ملک یا ماشین که در دفاترمشاورین املاک منعقد می شود سند قولنامه رسمی محسوب نمی شود و سند عادی است تنها وکالتلنامه ای که در دفاتر اسناد رسمی به ثبت می رسند سند رسمی محسوب می شوند درنتیجه هرکدام از طرفین درصورت نیاز می توانند خواستار انجام تعهد مندرج در قولنامه توسط فرد مستنکف از دادگاه صالح شوند .